Die Rent.Group steigert die Prozessqualität in ihrer Kreislaufwirtschaft mit RFID für 7 Millionen Artikel
„Wir haben mit dem Projekt erreicht, dass wir heute über 7 Millionen verschiedene Einzelartikel in ihrem gesamten Wertstrom per Track & Trace verfolgen können. Und das Ganze in einem Kreislaufwirtschaftsmodell, in dem die Produkte immer wieder aufgearbeitet und instandgesetzt werden. So können wir den funktionierenden Zyklus gewährleisten.“
Christian Eichenberger
Managing Partner / CEO Rent Group
Digitalisierung der Kreislaufwirtschaft
Gerade im Veranstaltungsgeschäft sind die Ansprüche sehr hoch. Alles muss in der Art, Anzahl und genau zu dem Zeitpunkt geliefert werden, wie es vereinbart wurde. Das Lieferversprechen einzuhalten, hängt im Wesentlichen von der Geschwindigkeit und der Qualität der Logistikprozesse ab. Das RFID Konsortium hat für die Rent.Group logistische Prozesse digitalisiert und automatisiert. Eine Projekt-Herausforderung von besonderer Komplexität aufgrund sehr spezieller und individueller Prozesse.
Das Projekt
- Fehlersensible Listenprüfungen über Dreifachkontrollen und manuelles Abhaken
- Reduzierte Transparenz über den Warenbestand, insb. über alle Standorte
- Erhöhte Kundenreklamationen belasteten alle Abteilungen im Vermietungsprozess: Service, Lager, Buchhaltung etc. und sind kostenintensiv
- Teure Last-minute-Nachlieferungen
- Unzufriedenheit bei Fehllieferungen
- Zeitaufwendige Wiederbeschaffung verlorener oder defekter Artikel
Die Lösung
- 100% Bestandstransparenz über alle Lager-Standorte
- Online-Verfügbarkeitsabfrage über alle Lager
- Track & Trace jedes einzelnen Artikels über den kompletten Verleihkreislauf
- Elektronischer Lieferschein
- Automatisierung aller logistischen Prozesse
„Der schönste Tag im Leben“
braucht eine punktgenaue Logistik
Damit eine Hochzeitsgesellschaft, Mitarbeitende beim Betriebsfest oder Fans bei einem Festival ausgelassen feiern können, ist viel organisatorischer Aufwand im Vorfeld nötig. Neben der geeigneten Location braucht es je nach Personenzahl reichlich Equipment: Partyzelte, Möbel, Cateringequipment und eine ansprechende Dekoration bilden den passenden Rahmen für jede Veranstaltung.
Die Rent.Group schafft für ihre Kunden die perfekte Atmosphäre auf Events, Messen oder in Büros durch anspruchsvolles Designmobiliar. Mit dem Konzept „gemietet statt gekauft“ realisiert die europaweit agierende Rent.Group eine nachhaltige Kreislaufwirtschaft. Für Kunden ist die Anlieferung von Tischen, Stühlen und mobilem Empfangstresen vor und die Abholung nach dem Event der hilfreiche Service, denn sie müssen sich um nichts kümmern.
Die Logistik dahinter ist anspruchsvoll.
Mit einer durchgehenden Digitalisierung aller logistischen Prozesse, auf Basis einer Artikel Erfassung mittels RFID-Tags, steigerte die Rent.Group die Prozessqualität um ein Vielfaches. Und mit ihr die Kundenzufriedenheit.
Von Papierlisten zu automatisierter Artikelerkennung
Bei 100.000 Events pro Jahr war eine Umstellung von einer papierbasierten Kommissionierung auf eine digitalisierte unabdingbar. Vor Einführung der neuen Lösung erfolgte die Sichtprüfung über Art und Anzahl der Artikel noch manuell. Nach ihrer Rückkehr mussten alle Artikel vor der Wiedereinlagerung erneut per Liste zeitaufwendig geprüft werden. Fehlende Artikel mussten nicht nur als Schwund verbucht, sondern auch wiederbeschafft werden. Ein manuell angestoßener Prozess, der ebenfalls Zeit kostete. Zudem war es kritisch für Artikel, die bereits für den nächsten Auftrag disponiert waren. Fehlten am Veranstaltungsort bestellte Artikel, mussten diese meist unter hohem Zeitdruck nachgeliefert werden.
„Die Zielsetzung des gesamten Projektes ist, dass wir über 100.000 Veranstaltungen pro Jahr im Event-, im Messe- und Büromarkt beliefern und dass 4.500 verschiedenen Produkte zur richtigen Zeit, am richtigen Ort in der richtigen Menge zur Verfügung gestellt werden. Und genau das können wir dank dem RFID Konsortium.“
Christian Eichenberger
Managing Partner / CEO Rent Group
Der Wunsch des Managements:
Eine Intralogistik, die mitwächst
Die Unternehmensexpansion und das mittlerweile auf 7 Mio. Verleihartikel angewachsene Angebot machten eine automatisierte Intralogistik und ein effizientes Track-and-Trace in der kompletten Veranstaltungswirtschaft notwendig.
Das Management entschied sich für eine RFID-basierte Kennzeichnung aller Artikel als Basis für eine digitalisierte Lagerbestandsführung, eine papierlosen Kommissionierung und für die Einführung des elektronischen Lieferscheins.
Auf dieser Grundlage konnten zwei weitere zentrale Ziele realisiert werden:
1. die Einführung eines neuen Warehouse Management Systems (WMS) unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Prozesse und
2. die Umsetzung RFID-gestützter Prozesse, wie die Inventur, Kommissionierung, Verladung, Auslieferung, Rückholung, Entladung, Reinigung, Prüfung nach VDE und Wiedereinlagerung.
„Die Zielsetzung des gesamten Projektes ist, dass wir über 100.000 Veranstaltungen pro Jahr im Event-, im Messe- und Büromarkt beliefern und dass 4.500 verschiedenen Produkte zur richtigen Zeit, am richtigen Ort in der richtigen Menge zur Verfügung gestellt werden. Und genau das können wir dank dem RFID Konsortium.“
Christian Eichenberger
Managing Partner / CEO Rent Group
Events, Messen, Büroausstattung. 4.500 Verleihartikel schaffen Atmosphäre.
Für jedes Event den passenden Stuhl. Rent.Group Showroom.
Keyfacts – Die erreichten Ziele
Keine Reklamationen durch Fehllieferung
100 % Bestandstransparenz
Migration auf Android
Echtzeittransparenz über die Warenwirtschaft
Kontrolle aller internen Vorgänge und beim Kunden
Admin Aufwand für alle Abteilungen reduziert
Die Kennzeichnung: Intelligentes Tagging für kostengünstige Leseprozesse
Stehtische mit Textilhussen, Ledersessel, Gläser und Besteck waren eine besondere Herausforderung bei der Wahl der geeigneten RFID-Etiketts und Tags. Die Ästhetik des Tags und seine unscheinbare Positionierung waren nur einige von vielen Anforderungen. Denn die jeweiligen Materialuntergründe verlangten unterschiedliche Arten von RFID-Transpondern, die sich gut befestigen ließen und auch robust genug für zahlreiche Reinigungsvorgänge waren. Nach eingehenden Artikeltests konnten die optimalen RFID-Etiketten und Tags definiert werden.
Der Mix machts
RFID Konsortium schlug einen gezielten Mix aus Textiltranspondern, On-Metal Tags und klassische RFID-Transponder zur Kennzeichnung vor. Die Idee dahinter: Möglichst wenige Tag-Typen zu verwenden, was sich kostengünstig auf das Budget auswirkte. Um im RFID-Gate am Verladetor eine bestmögliche Performance zu erreichen, wurden Artikel mit gleichem Transponder und Leseeigenschaften gruppiert. Dadurch konnten diese Gruppen feiner im Gate gefiltert werden. Mittlerweile sind 7 Mio. Verleihartikel mit einem RFID-Transponder versehen. Neue Artikel werden von den Mitarbeitenden selbst getaggt und auf mobilen Geräten in den Lagerbestand aufgenommen. Hierbei war es wichtig, eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Installationsroutine zu entwickeln.
„RFID Konsortium hat uns empfohlen, nur wenige, verschiedene RFID-Tags einzusetzen, weil das unser Projektbudget entlastet.“
Sven Gmyrek
Manager | Project Manager WMS / Stockmanagement
RFID On-Metal Tag
RFID Label
Waschbares RFID Textil Label
Die Lesungen: RFID-Gates verhindern Verladefehler
An den Verladetoren werden Sendungen in RF KonSys Gates mit ihrer jeweiligen Bestellung innerhalb weniger Sekunden abgeglichen. Der Verladeprozess ist so automatisiert abgesichert. Am Gate-Monitor erhält der Mitarbeitende über ein grünes Licht die Bestätigung der erfolgreichen Verladeauftragskontrolle. Fehler würden dort über einen Alert angezeigt.
Außerdem werden direkt an den Ladungsträgern HU-Labels (Handling Unit) angebracht, um diese eindeutig zu identifizieren und eine zusätzliche Kontrollinstanz des Verladeauftrags direkt am Tor sicherzustellen. So können Handling Units (HUs) per Track und Trace im gesamten Lager gefunden und zugeordnet werden. Gerade in der Hochsaison ein wertvolles Feature.
„Der Check-up hat früher so lange gedauert,
weil wir zu jedem Artikel immer einen
Sichtkontakt herstellen mussten. Mit der
RFID-Lesung benötigen wir
noch wenige Sekunden.“
Sielas Foglia
Assistant Manager / Complaint Manager
Kommissionierung ohne Sichtkontakt zum Transponder
Vollautomatische Verladekontrolle mit RFID Gate
Monitor am Gate zeigt Status der Verladung an
Nach der Party ist vor der Party:
Die Rückbuchungen
Kommen die Verleihartikel vom Veranstaltungsort zurück, werden sie wieder über die RF KonSys Gates im Entladeprozess erfasst und dann der Reinigung zugeführt. Geschirr durchläuft Spülstraßen, Möbel, Elektrogeräte u.a. werden der Qualitätssicherung zugeführt, bevor sie für die (Wieder-)Einlagerung vorbereitet werden. Über den elektronischen Lieferschein erfolgt ein schneller Abgleich mit der Rücklieferung. Fehlende Artikel werden jetzt sofort sichtbar. Ein Wiederbeschaffungsprozess wird unmittelbar ausgelöst. Defekte Artikel werden gesondert behandelt. Rückkehrende Artikel können zudem direkt für neue Aufträge freigeben werden. Die Bereitstellungszonen werden dabei dynamisch und wegeoptimiert verwaltet.
Digitaler Lieferschein. Automatische Versendung an Kunden.
Bestandstransparenz und Verfügbarkeitsabfragen
Die vollständige RFID-Kennzeichnung und systemseitige Erfassung aller Verleihartikel brachte eine 100%-ige Bestandstransparenz mit sich und ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung (Track&Trace) jedes Artikels im Verleihkreislauf. Bei einer Kundenanfrage ist der zuständige Kundenberater jetzt in der Lage, online eine Verfügbarkeitsabfrage auch nach dem benötigten Kontingent, z.B. „200 Vitra Stühle“ zu machen und diese für den Auftrag zu buchen. Selbst an anderen Standorten. Diese Transparenz hat den Vorteil, dass die gesamte Lagerverfügbarkeit heute genutzt wird.
Verbesserte Prozessqualität
Über das Warehouse Management System werden alle logistischen Prozesse abgebildet: Verladung, Entladung, Auslieferung, Rückholung und Aufbereitung. Alle Kontrollvorgänge, sei es inhouse oder auf dem Veranstaltungsgelände, sind nun digitalisiert und transparent. Der elektronische Lieferschein für die Auslieferung und Rückholung plausibilisiert über Soll-Ist-Abgleich die Sendung. Fehler werden so vermieden.
Alle wertschöpfenden Prozesse in einer Software – auf einen Blick
Die Medienbrüche, die zuvor durch Papierlisten und deren fragmentierte, nur partielle digitale Erfassung entstanden, sind jetzt Vergangenheit. Alle Abteilungen haben Zugriff auf eine Software und arbeiten mit ihr: Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Logistik, IT, Mitarbeiter- Einsatzplanung, Kommissionierung, Einkauf, Projektmanager vor Ort, LKW-Auslieferung und Rückholung und natürlich auch die Geschäftsführung.
Diese neue Single-Point-of-Truth Ansicht ermöglicht es ebenso, wertvolle Reports für das Controlling zu generieren. Alle Prozesse und Aufträge können in Echtzeit überwacht. Dem Kunden kann zu jeder Zeit Auskunft über den Status seines Equipment gegeben werden – bis auf Artikelebene. „Ist der kleine weiße Hochzeitspavillon auch garantiert mit auf dem LKW?“ Mit einem Blick ins System kann das Brautpaar beruhigt werden.
Die Transparenz auf alle Prozesse bietet auch die Chance, diese weiter zu optimieren und an zukünftige Kundenbedürfnisse anzupassen.
Warum die Entscheidung auf RFID
Konsortium als Systemintegrator fiel
Die Rent.Group suchte am Markt einen Anbieter, der neben umfassendem intralogistischem Know-How, in der Lage war, auf die speziellen Anforderungen der zirkulären Veranstaltungswirtschaft einzugehen. Gefragt war ein umfassendes Prozessverständnis sowie mehrjährige Erfahrung bei individuellen Logistikprojekten in Verbindung mit Barcode und RFID Technologien.
Ein Proof-of Concept und der Live-Beweis, das die RFID-Gate Technologie funktioniert, war entscheidend. Die Zusammenarbeit mit dem Rent.Group Team „auf dem kleinen Dienstweg“ passierte in enger Taktung, agil und flexibel.
„Die Zusammenarbeit mit RFID Konsortium war vor allem davon geprägt, dass wir hohe individuelle Anpassungen vornehmen müssen, weil wir ein zirkuläres Geschäftsmodell haben und dementsprechend viele einzelne Anforderungen an verschiedene Projektbausteine hatten. Aufgrund des hohen logistischen Könnens hat das sehr gut geklappt. Wir werden auch weiterhin die Zusammenarbeit vertiefen.“
Christian Eichenberger
Managing Partner / CEO Rent Group
„Die Zusammenarbeit mit RFID Konsortium, insbesondere mit den Projektleitern habe ich immer geschätzt, da wir sehr kurze Dienstwege hatten. Die Akribie, mit der sich RFID Konsortium in unsere Prozesse reingedacht hat, war wirklich sensationell.“
Sven Gmyrek
Manager | Project Manager WMS / Stockmanagement
Fazit
Die Equipmentlogistik der Rent.Group läuft nun reibungslos, fehlerfrei, automatisiert, digitalisiert und günstiger als zuvor. Reklamationen, Kundenunzufriedenheit und aufwendige Such- und Rechercheprozesse bzw. teure Nachlieferungen gibt es nicht mehr. Alle Abteilungen haben jetzt einen Blick auf jeden Kundenstatus innerhalb der Kreislaufwirtschaft. Artikel sind standortübergreifend schneller auch für die Wiedervermietung verfügbar. Auslieferungen und Rückholungen werden überwacht und erfolgen mit einer Echtzeitrückmeldung. Der komplette Kreislaufwirtschaft ist über ein Track&Trace System nachverfolgbar.
Das System ermöglicht der Rent.Group sehr flexibel auf Kundenaufträge reagieren zu können.
Denn manchmal gibt es auch spontan was zu feiern.
Im Projekt verwendete Softwaremodule und Hardware zur Automatisierung der Lagerprozesse
RF KonSys Module
Um den gesamten Artikelkreislauf digital abzubilden und automatisiert Daten per RFID zu erfassen, kamen verschiedene RF KonSys Module zum Einsatz: RFID-Gates, die Echtzeit Permanent-Inventur, der elektronische Lieferschein sowie das Auslieferungsmodul. Die Neueinführung eines Lagerverwaltungssystems runden die Lösung ab.
RFID Hardware
Für die Ein- und Umlagerung sorgen fest installierte RFID-Gates in den Zentrallagern für eine automatisierte Echtzeiterfassung aller Artikel.
RF KonSys Module
Um den gesamten Artikelkreislauf digital abzubilden und automatisiert Daten per RFID zu erfassen, kamen verschiedene RF KonSys Module zum Einsatz: RFID-Gates, die Echtzeit Permanent-Inventur, der elektronische Lieferschein sowie das Auslieferungsmodul. Die Neueinführung eines Lagerverwaltungssystems runden die Lösung ab.
Überwachung
Nachschubsteuerung
Kommissionierung
Inventarisierung
Lagerung
Qualitatssicherung
RFID Hardware
Für die Ein- und Umlagerung sorgen fest installierte RFID Gates in den Zentrallagern für eine automatisierte Echtzeiterfassung aller Artikel. […]
Arbeitsstationen
Handhelds
Tags
Printer
RFID Gates
